¿Por qué implementar las 5S en la era de la innovación?

Para que las organizaciones sean competitivas requieren de una serie de características que las convierte en empresas de clase mundial. Este tipo de empresas desarrollan el talento y potencial humano, invierten en investigación, diseño, desarrollo e innovación tecnológica, son socialmente responsables, cuentan con una filosofía de calidad total y de mejora continua, entre otras (Picard, 2004).

Hoy en día las organizaciones requieren desarrollar entornos que permitan incrementar la productividad y los niveles de calidad en los procesos productivos, en los que las personas trabajen de acuerdo a las normas y estándares establecidos y, simultáneamente, que promuevan la iniciativa y la creatividad necesarias para la innovación en todos los ámbitos, sea en el diseño y desarrollo de nuevos productos o en la prestación de servicios, sea en el diseño de sus procesos o de la organización en su conjunto.

El orden, la limpieza y la disciplina son requisitos previos esenciales en la implementación de cualquier programa de Calidad Total.

Cuando estas condiciones están ausentes, las consecuencias pueden ser, entre otras: pérdida de tiempo en la búsqueda de objetos o información; desperdicio de espacio; desabasto de materiales o abasto excesivo o innecesario de los mismos; pérdida o daño del equipo o materiales; ocurrencia de errores, accidentes y enfermedades; disminución de la capacidad de respuesta, improductividad o desmotivación hacia el trabajo y, todo esto, puede provocar un deterioro de la imagen de la organización que pueda llevarla a perder clientes.

Para mantener altos estándares de desempeño bajo normas de orden y disciplina se necesita que el personal acepte sus responsabilidades y se involucre de manera comprometida en procesos de mejora continua [1]. Todo esto requiere de un cambio de hábitos integrados en nuevas formas de trabajar y relacionarse al interior de los equipos de trabajo, además de un cambio en la mentalidad de la dirección, quien deberá favorecer la participación y apoyar las iniciativas del personal.

La metodología de las 5S facilita la adopción de nuevas formas de trabajo en las que se integra la auto-disciplina, el orden, la limpieza y la economía. A pesar de los grandes beneficios que reporta a bajos costos para su implementación, son pocas las fábricas, talleres y oficinas que aplican en forma estandarizada las 5S.

¿Qué son las 5S?

Las 5S forman parte del modelo de administración de la calidad japonés; son una herramienta básica para establecer los cimientos de una filosofía de calidad y mejora continua (Suárez, 2006) que forma parte del Kaizen y del enfoque Lean [2], ayudan a crear un ambiente de trabajo adecuado para la calidad y la productividad y forman parte de una metodología que permite:

  • Organizar el lugar de trabajo.
  • Mantener áreas de trabajo funcionales, seguras y limpias.
  • Aprovechar mejor los recursos disponibles.
  • Maximizar la eficiencia.

Son uno de los principios básicos de la organización esbelta y ofrecen una plataforma firme para avanzar en la implementación de cualquiera de las otras herramientas de un enfoque Lean y de calidad total. Adicionalmente, las 5S tienen un impacto positivo en términos de la integración de los equipos de trabajo, la comunicación, el desarrollo de la creatividad y la mejora continua.

Fueron elaboradas por Hiroyoki Hirano y se denominan 5S debido a las iniciales de las etapas que se siguen para implementarlas, definidas por 5 palabras japonesas: seiri, seiton, seiso, seiketsu y shitsuke, que significan clasificación y selección, orden, limpieza, estandarización y auto-disciplina.

Estos 5 pasos son conceptualmente sencillos y no requieren que se imparta una formación compleja ni de expertos que posean conocimientos sofisticados, sin embargo es fundamental implantarlos mediante una metodología rigurosa y disciplinada, además de que requieren esfuerzo y perseverancia para mantenerlas.

La siguiente tabla describe el propósito y la importancia que toma la implementación de cada uno de estos pasos (dar click para ampliar):

Tabla 1: Las 5S: Propósito, importancia e implicaciones

tabla-5s

Fuente: Elaboración propia con base en Suárez (2006), Vargas (2004) y PROINCA (2010).

¿Cuáles son los requerimientos metodológicos de las 5S?

Los aspectos que se consideran requerimientos indispensables de una adecuada implementación de las 5S son (dar click para ampliar):

Requerimientos para implementar 5S

Fuente: Elaboración propia con base en la experiencia en múltiples implementaciones.

Consideraciones previas para su implementación

Un adecuado programa de 5S requiere que se cumplan al menos 3 condiciones:

  1. El compromiso y la participación del personal de los distintos niveles de la organización, especialmente de la gerencia. “Mientras la alta dirección no brinde su apoyo claro y decidido […] el proyecto no será factible” (Stryker, en Garfield, 1992, p. 197).
  2. La cultura laboral existente en la organización puede acelerar o frenar la adopción de las nuevas formas de trabajo que requieren las 5S (Robinns, 1999).
  3. La disponibilidad de tiempo y su administración. Se debe cuidar que el proceso no sea demasiado lento o demasiado largo, pues esto puede incrementar los costos y disminuir la motivación del personal y los beneficios percibidos. Imai (1989, p. 121) señala que “un gerente debe dedicar por lo menos el 50% de su tiempo al mejoramiento” y, en la implementación de las 5S, su participación activa y continuada es crucial para optimizar el uso del tiempo.

Como se ha comentado hasta ahora, un hábitat laboral limpio, ordenado y funcional trae beneficios directos en la mejora de la calidad, la productividad y la seguridad, entre otros, pero implementar las 5S con el rigor metodológico que implica, impacta en el aprendizaje organizacional.

Las 5S son fáciles de entender pero difíciles de aplicar. Sólo un programa estructurado y sistemático […] puede asegurar el éxito en la implementación que consiste en alcanzar en un grupo de trabajo la auto-disciplina (quinta S)” (Dorbessan, 2006, prefacio).

Según Cubeiro (2008), las empresas más innovadoras se embarcan en una búsqueda sistemática de oportunidades, así, la implementación de las 5S representa una buena excusa para la mejora continua, la búsqueda de oportunidades y la innovación de los procesos de trabajo dentro de las organizaciones.


[1] Limpiar la casa –housekeeping– es considerada el primer paso para desarrollar una cultura de calidad. En un ambiente ordenado y limpio la mente puede encontrarse suficientemente despejada para pensar con claridad y tomar mejores decisiones.

[2] Kaizen significa mejoramiento continuo en la vida personal, familiar, social y de trabajo. Al interior de las organizaciones, implica el desarrollo de programas que involucran a todos por igual. La mejora continua implica un proceso progresivo y gradual, así como estandarizar los resultados de cada logro. Tal vez sea la más antigua de las modernas filosofías administrativas. Kaizen es una palabra compuesta: zen que significa “para lo mejor”, un renacer, un despertar, mejorar y kai que significa “cambio incesante”.


NOTA: Este artículo de mi autoría ha sido actualizado. Fue publicado originalmente en: Entorno Empresarial. Septiembre-octubre 2013: pp. 10 y 11, en: http://issuu.com/coparmexjalisco/docs/revista-septiembre-octubre-2013.

Año de publicación: 2014. Última actualización: 2016.


Fuentes de consulta

Cubeiro, J.C. (2008). Para ser Innovador hay que ser Disciplinado. Disponible en: http://www.neuronilla.com/pags/Noticias/Noticia.asp?id=315.

Dorbessan, J.R. (2006). Las 5S, herramientas de cambio. Convierten la organización en una organización de aprendizaje. Buenos Aires, Argentina. Disponible en: http://www.edutecne.utn.edu.ar/5s/.

Garfield, CH. (1992). En la Reestructuración Actual de las Empresas… Los Empleados son Primero. México: Editorial Mc Graw-Hill / Interamericana de México, S.A. de C.V.

Imai, M. (1989). Kaizen. La Clave de la Ventaja Competitiva Japonesa. México: Editorial CECSA.

Picard, R. (2004). Obstáculos y posibilidades para la generación de empleo en México. [pdf] en Cátedra Konrad Adenauer ITESO. Marzo 23. Disponible en: http://www.cka.iteso.mx.

PROINCA (2010). Introducción a la metodología 5S para mejorar el entorno de trabajo. Disponible en:  http://www.slideshare.net/proinca/5s-0-introduccinpdf

Robbins, S. (1999). Comportamiento Organizacional. México: Editorial Prentice Hall.

Suárez, M.F. (2006). El Kaizen:La filosofía de mejora continua e innovación incremental detrás de la administración de la calidad total. México: Editorial Panorama.

Vargas, H. (2004). El Manual de Implementación de las “5s”. [pdf]. Disponible en: http://www.eumed.net/cursecon/libreria/2004/5s/6.pdf

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